Was das Mitschreiben kostet

Such in deinem nächsten Meeting die Person, die mitschreibt. Es ist vermutlich genau die, die du voll im Gespräch brauchst, nicht mit halbem Ohr.

Meistens ist es die Leitung. Sie weiss, wo man nachhaken muss, und sie unterscheidet einen echten Einwand von einer nebensächlichen Bemerkung. Und da sitzt sie, den Kopf über dem Block, und versucht vier Leuten zugleich zu folgen, während das Gespräch ohne sie weiterläuft.

Die Person, die am meisten vom Thema versteht, schreibt mit. Sie macht es, weil es jemand tun muss und sie verantwortlich ist. Aber ein Aufnahmegerät erledigt diese Arbeit besser, und sie hält davon nur einen Bruchteil fest.

Der geteilte Kopf und das Leck

Wer mitschreibt, ist an zwei Orten zugleich. Ein Teil folgt dem Gespräch, ein Teil ist auf dem Blatt und hetzt, den letzten Punkt festzuhalten, bevor der nächste fällt.

Während sie einen Satz schreibt, verpasst sie den nächsten. Ein Gespräch zu viert läuft schneller, als eine Person tippen kann. Also wählt sie im Moment aus, behält, was wichtig scheint, und lässt den Rest weg. So geht auch der leise Einwand verloren, der den Entscheid noch gekippt hätte.

Niemand tippt so schnell, wie vier Leute reden. Und man kann einen Gedanken nicht aufschreiben, während man dem nächsten zuhört. Darum bleibt von einer Stunde nur ein Bruchteil auf dem Blatt.

In der Lücke zwischen dem, was gesagt, und dem, was aufgeschrieben wurde, gehen die Entscheide verloren.

Ein Teil ist nur Kürzel, das niemand sonst liest. Ein Teil ist ein halber Satz, den sie nie vervollständigt hat. Was als Protokoll übrig bleibt, ist lückenhaft, genau an den Stellen, die zählen.

Was ein lückenhaftes Protokoll später kostet

Die Rechnung kommt nächste Woche, nicht diese.

Ein Entscheid fällt. Alle nicken, das Meeting läuft weiter, und er landet als knappe Zeile im Protokoll oder gar nicht, weil die mitschreibende Person noch beim letzten Punkt war. Eine Woche später fragt jemand, warum ihr diesen Weg gewählt habt. Niemand findet die Stelle, oder die Zeile, die übrig blieb, nennt den Grund nicht. Also entscheidet ihr noch einmal, was die Runde längst entschieden hatte.

Mit einer Aufgabe ist es schlimmer, weil sie still scheitert. Sie wurde laut vergeben, und die verantwortliche Person hat sie gehört, aber es stand nie ein Name daneben auf dem Blatt. Also bleibt die Arbeit liegen, und eine Woche später fehlt die Frist.

Du hast nicht schlechtere Notizen gegen ein besseres Meeting getauscht. Du zahlst beides: Die Leitung war nicht im Gespräch, und das Gespräch wurde trotzdem nur lückenhaft festgehalten. Jetzt in Aufmerksamkeit, später in Nacharbeit, und bei jedem Meeting, auf das es ankam.

Hol deine beste Person zurück

Du musst nicht zwischen Leiten und Mitschreiben wählen. Die Aufnahme übernimmt das. readme arbeitet mit dem Audio, also tippt niemand im Raum. Du bekommst das vollständige Protokoll, die Entscheide, die Aufgaben mit ihren Verantwortlichen und wer was gesagt hat, alles aus dem ganzen Gespräch.

Diesmal sitzt niemand mit gesenktem Kopf da. Die Leitung ist im Gespräch, hört den leisen Einwand und lenkt die nächsten zehn Minuten. Die Aufnahme teilt ihre Aufmerksamkeit nicht und schreibt nicht mit einer Hand. Sie hört alles und behält alles.

Das Meeting kostet dich ohnehin eine Stunde von allen. Nimm dein nächstes Team-Meeting mit readme auf, lies es nach und sieh selbst, was deiner besten Person beim Tippen entgangen ist.